Projektfluss messen: Warum das Alter offener Aufgaben neben die Durchlaufzeit gehört

Die durchschnittliche Durchlaufzeit eines Teams sinkt, während ein wichtiges Arbeitspaket seit Wochen offen bleibt. Beides kann gleichzeitig zutreffen: Eine Auswertung abgeschlossener Aufgaben enthält die noch nicht abgeschlossenen Fälle nicht.

Abgeschlossene und offene Arbeit getrennt betrachten

Die Durchlaufzeit misst die Zeit zwischen definiertem Start und definiertem Abschluss einer Aufgabe. Das Alter einer offenen Aufgabe misst dagegen die seit dem Start vergangene Zeit bis heute. Weitere grundlegende Flussgrößen sind die Zahl begonnener, aber nicht fertiger Aufgaben und die Zahl der Abschlüsse pro Zeiteinheit.

Diese Größen beantworten unterschiedliche Fragen. Eine Kennzahl für erledigte Arbeit beschreibt die Vergangenheit. Das Alter aktueller Arbeit zeigt, wo im laufenden System Aufmerksamkeit nötig sein könnte.

Ein Beispiel für eine irreführend gute Kennzahl

Ein fiktives Team schließt neun kleine Aufgaben jeweils nach zwei Tagen ab. Eine zehnte, kritische Integrationsaufgabe ist nach zwanzig Tagen noch offen. Die durchschnittliche Durchlaufzeit der abgeschlossenen Arbeit beträgt weiterhin zwei Tage. Daraus lässt sich keine Aussage ableiten, dass alle Aufgaben in etwa zwei Tagen fertig werden.

Die Integrationsaufgabe ist in einer Altersansicht sofort sichtbar. Das ist ein Anlass zur Prüfung: Fehlt eine Entscheidung, eine Testumgebung, eine externe Zuarbeit oder eine klar abgegrenzte Anforderung? Das Alter selbst erklärt die Ursache noch nicht.

Messpunkte gemeinsam festlegen

Ein Team sollte festlegen, was „begonnen“ und „fertig“ bedeutet. Beginnt die Messung mit einer Zusage oder mit aktiver Bearbeitung? Endet sie mit der Entwicklung, dem Test oder der fachlichen Abnahme? Unterschiedliche Grenzen führen zu unterschiedlichen Zahlen.

Bei heterogenen Aufgaben können getrennte Auswertungen nach Arbeitstyp sinnvoll sein. Ein kleiner Konfigurationswechsel und eine mehrwöchige Schnittstellenintegration sollten nicht ohne Kontext als austauschbare Einheiten behandelt werden. Auch eine hohe Abschlusszahl ist kein Beleg für den gelieferten Geschäftsnutzen.

Aus der Kennzahl eine Entscheidung machen

In einer kurzen Flussbesprechung lassen sich zuerst alte und blockierte Aufgaben betrachten. Danach wird entschieden, ob das Team Unterstützung organisiert, Arbeit verkleinert oder den Beginn weiterer Aufgaben begrenzt. Eine künstliche Aufteilung allein zur Verbesserung der Zahlen würde dagegen die Vergleichbarkeit beschädigen.

Historische Daten können Erwartungen an künftige Durchlaufzeiten stützen. Sie sind keine Zusage für jeden Einzelfall. Für die Projektsteuerung bleiben Abhängigkeiten, feste Termine und die fachliche Bedeutung eines Arbeitspakets zusätzliche Entscheidungsgrößen.