Workflow-Versionen: Warum eine neue Prozessdefinition laufende Fälle nicht einfach ersetzt

Ein neuer Prozess wird veröffentlicht, während ältere Vorgänge noch auf Freigaben warten. Welche Regeln gelten für diese Fälle? Diese Frage ist bei lang laufenden Automatisierungen ebenso wichtig wie die eigentliche Änderung am Ablauf.

Prozessdefinition und Prozessinstanz trennen

Die Definition beschreibt den vorgesehenen Ablauf. Eine Instanz ist eine konkrete Ausführung mit ihrem aktuellen Zustand, ihren Daten und gegebenenfalls offenen Aufgaben. Workflow-Systeme können Definitionen versionieren. Wie neue und bereits gestartete Fälle behandelt werden, hängt von der verwendeten Plattform und ihrer Konfiguration ab.

Eine Migration passt eine laufende Instanz an eine andere Definition an. Sie ist ein eigener Vorgang und muss unter anderem berücksichtigen, wie aktive Elemente und vorhandene Daten in die Zieldefinition überführt werden. Eine neue Zeichnung allein beantwortet diese Zuordnung nicht.

Ein Beispiel für eine scheinbar kleine Änderung

In einem fiktiven Freigabeprozess wird ein zusätzlicher Prüfschritt zwischen fachlicher Prüfung und Abschluss eingefügt. Ein Teil der alten Fälle befindet sich noch vor der Prüfung, ein anderer Teil bereits danach. Würden alle Fälle blind an denselben Punkt verschoben, könnte der neue Schritt bei manchen fehlen und bei anderen bereits erledigte Arbeit wiederholen.

Die fachliche Entscheidung sollte daher nach Zustandsgruppen erfolgen. Für jede Gruppe wird festgelegt, ob sie den alten Ablauf beendet, gezielt migriert wird oder eine gesonderte Nachprüfung erhält. Dabei dürfen bestehende Zuständigkeiten und bereits erteilte Freigaben nicht stillschweigend eine andere Bedeutung bekommen.

Kompatibilität betrifft auch Daten und Nachrichten

Ein neues Pflichtfeld kann ältere Vorgänge unvollständig machen. Eine umbenannte Nachricht kann bewirken, dass wartende Fälle nicht mehr erreicht werden. Eine geänderte Kennung für eine Aufgabe kann eine automatische Zuordnung verhindern. Solche Schnittstellen gehören deshalb in die Änderungsprüfung.

Hilfreich ist eine kleine Zustandsmatrix mit repräsentativen Fällen: neu gestartet, in Bearbeitung, wartend, zurückgegeben und technisch gestört. Für jeden Zustand werden erwartete Daten, offene Aufgaben und zulässige nächste Schritte geprüft.

Rückfall und Nachweis mitplanen

Vor einer Migration sollten Anzahl und Auswahl der betroffenen Fälle bekannt sein. Ein Probelauf in einer geeigneten Testumgebung zeigt, ob das geplante Mapping funktioniert. Für den Betrieb braucht es eine dokumentierte Entscheidung, wie ein fehlerhafter Übergang erkannt und behandelt wird.

Ein Rückfall ist nicht immer ein einfacher Versionswechsel. Wenn externe Aktionen bereits erfolgt sind, müssen deren Auswirkungen gesondert berücksichtigt werden. Deshalb ist eine kleinere, überprüfbare Umstellung häufig besser steuerbar als eine gleichzeitig durchgeführte Migration aller laufenden Fälle.